紙とベテランに頼っていたメロン直売業務をDX化

3. 効果

項目	支援前	支援後
受注の記録	注文一覧表に手書き	販売王に直接入力
従事者	ベテラン社員1名	複数の社員が対応可能
送り状の発行	インパクトプリンタ（専用機）	ヤマトB2クラウド＋汎用プリンタ
入金の確認	通帳を確認し手書きで紙台帳に記入	販売王に登録して一元管理
過去の注文履歴	紙を1枚ずつ確認	販売王で検索

3-1. 業務を担える人が増えた

【結果】 最大の成果は、業務を担える人が増えたことです。

販売王を操作できる社員が3名に増えました。複数人で業務分担することで、作業負荷も平準化され、シーズン中の休暇取得や急用にも対応できる強い組織になりました。

3-2. データが販売王に集約された

【結果】 もう一つの成果は、業務データが販売王に集約されたことです。

送り状出力がメインだった販売王に、売上、入金の情報が入るようになりました。これにより、顧客データの管理、売上金額の把握、発送状況の確認が、一箇所でできるようになっています。

これは単なる効率化にとどまりません。誰がいつ何をどれだけ購入されたかがデータとして残るということは、次の販売施策を数字にもとづいて考えられるということです。今後の業務効率化と売上拡大に向けた土壌ができた、と捉えています。

3-3. 紙をなくすことが目的ではない

紙で行っていた受注・発送・入金の管理は、システム上で完結するようになりました。

ただし、すべてを画面上で完結させることが正解だとは考えていません。現場では紙の視認性も重要だからです。一覧で見渡せる、書き込める、複数人で同時に見られる。こうした紙の強みは、画面では代替しにくいものです。現場からも紙を残してほしいという要望が上がりました。
データの整合性を保ちながら、紙と電子データをどう併用するか。この点については現在も検討が続いています。

3-4. 属人化の解消には業務分析が欠かせない

この支援を通じて、改めて確認できたことがあります。
属人化の解消には業務分析が必要不可欠です。何が誰の頭の中にあるのかを洗い出さなければ、引き継ぐべきものが特定できないからです。

そしてこの業務分析は、内部の方だけで進めるのが難しい作業でもあります。
毎日その業務をやっている人にとって、自分の手順は当たり前すぎて、言語化の対象になりません。
23Styleのような第三者が入ることで、現在の業務を客観視できるようになり、業務の引継ぎもスムーズに進みます。

4. 振り返り ── 想定通りにいかなかったこと

ここからは、当初想定とは異なった部分を記載します。
DXの支援事例では成果ばかりが並びがちですが、実際に取り組む立場になれば、想定と違ったときに何が起きるかのほうが気になるはずです。

4-1. DM発送先の選定は、属人的なまま残った

シーズン初めに送るダイレクトメールの送付先選定は、従来ベテラン社員が顧客リストを見ながら、記憶と経験でピックアップしていました。ここも属人的な判断が残っている部分です。

【対応】 そこで販売王の機能を使い、「前年に注文があった顧客」を自動抽出できるようにしました。誰がやっても同じ基準で選べる仕組みです。

【結果】 しかし今シーズンは、結局この機能を使わず、従来通りの判断でリストを作る場面が出ました。

理由は、来年以降はDM発送の対象を広げたいという方針が、社内で新たに出てきたためです。「前年の注文者」という基準だけでは、その方針に対応しきれません。対象範囲をどこまで広げるかについて、直前で見直しが発生しました。
来年度に向けて、発送対象の考え方そのものを含めて継続検討する課題となりました。

4-2. 初シーズンで起きた細かいトラブル

本番となる初シーズンでは、細かな問題がいくつか起きました。

• 入金管理を一元化しきれず、確認作業が分散した
• 店頭引き取りと発送を取り違えた
• 取り扱い払込票テンプレートに旧屋号が残っていた

いずれも現場の運用でカバーでき、業務を止めるような事態にはなりませんでした。

4-3. DXは一度で完成しない

DX改革は、最初から想定通りに進むものではありません。

想定と違う運用になったとしても、現場が回っているのであれば、まずは良しとする。これはプロジェクト開始直後にお客様にお伝えした内容です。100点を目指すが、70点を合格点にする。という考え方です。

重要なのは、トラブルが起きたかどうかではありません。それが許容できる範囲に収まったかどうかです。許容範囲に収まったのであれば、一旦は成功と見なす。業務改革ではそういう土壌を作ることが大切と考えております。

5. まとめ

約半年間の支援で、紙とベテラン社員1名に依存していたメロン直売業務が、販売王と複数人で回る体制になりました。
残った課題もあります。DM発送先の選定基準、そして紙と電子データの併用の仕方。これらは次のシーズンでの継続検討課題となりました。

同じような課題をお持ちの事業者様へ

紙中心の業務。特定の社員への依存。導入したものの使いこなせていないシステム。この３つに心当たりのある事業者の方は、少なくないと思います。

23Styleが扱ったことのある製品である必要はありません。マニュアルが整備されているシステムであれば、業務のヒアリングと機能の分析を通じて、御社の業務に合った使い方をご提案できます。新しいシステムを買い直す前に、今ある資産を活かせないか。その検討からお手伝いします。